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东莞ISO9001认证——合同评审控制程序
发布者:广协咨询时间:2020-11-3浏览量:172

ISO9001认证过程中,要进行合同评审,下面广协企业咨询ISO9001认证咨询就合同评审做简单的介绍。

1 目的

明确客户的需求,通过评审以确保能达到这些需求,从而满足客户需求。

2 范围

适用于本公司所有销售合同(订单)的评审控制。

3 职责

3.1 营销部是合同评审的归口管理部门,负责识别并确认顾客及相应法律法规的要求,必要时组织相关部门对合同进行评审。

3.2 技术部、品质部、生产部、物控部等相关部门负责对产品的技术要求、质量要求、

生产能力、物料要求等进行评审。

3.3 总经理负责合同的审批、协调和检查合同的执行。

4 术语

4.1 常规合同:指已和本公司签定长期销售合同的客户发来的“采购定单”或电话、传真。

4.2 特殊合同:指新产品合同,有特殊要求或有附加的技术要求的订单。

5 作业程序

5.1 销售合同来源于客户的书面合同、订单、设计委托书、电话、传真、口头协议等。口头合同或协议必须最终形成书面记录,必要时经客户确认。

5.2 产品要求的确定。营销部负责确定产品要求,包括:

a. 顾客规定的要求,包括产品本身的质量要求,也包括交付与交付后的要求,如交货期

限,交货方式及地点,付款方式及交付后服务提供等;

b. 顾客未明确规定的要求,但预期或规定用途所必须的要求。

c. 适用的法律法规要求;

d. 本公司附加的质量要求与对客户的责任。

5.3 合同的评审

5.3.1 评审方式:会签、会议

5.3.2 常规合同由营销助理根据业务员的接到的客户采购定单开具“生产订单(合同)评审表”按评审会签顺序下发相关部门按5.4.5相关要求做出评审意见,于指定时间内完成各项评审后报总经理审批,经批准后按5.7执行。

5.3.3 特殊合同由营销部组织相关部门:设计部、技术部、生产部、品质部、物控部,以会议方式

5.4.5要求进行评审,并将形成的评审结果报总经理批准;

5.3.5 合同评审的内容及要求:营销部经理组织相关部门对合同/订单的所有相关要求进行评审,以确保理解合同的要求及具备满足合同的能力。评审内容包括:

营销部对所有合同的合法性、完整性、客户资信与履约能力进行评审,并在规定范围内对其业务协调性及价格进行评审,超出范围的提交总经理进行评审。

设计部对顾客委托设计的合同进行设计能力评审。

技术部对所有翻版产品和新产品合同进行翻版能力与技术能力评审。

品质部对订单有关的质量要求进行评审。

物控部对所有订单进行物料供应能力的评审。

生产部对所有订单进行生产能力评审。

5.4 合同签定

5.4.1 营销部根据合同草案及评审结果,负责与客户商签合同,有关的细则按文件《合同管理》执行。

5.4.2 评审结果未被客户接受且协商不成时,应上报总经理决定是否签约。

5.4.3 与客户签定了长期合同的,在每次客户发来“采购订单”时按本程序的常规合同进行评审。

5.5 合同变更

5.5.1 合同的更改应符合有关法定条件或合同约定的更改条件。合同发生变更后,必须经双方书面确认。

5.5.2 顾客提出的变更要求,业务员应及时通知相关部门,必要时重新进行评审。

5.5.3 本公司提出的更改,由业务员及时与客户联系,取得顾客同意后,及时进行更改。

5.5.4 合同更改后,营销部填写《订单/合同更改通知单》 及时发至所有执行合同的相关部门。

5.6 合同信息传递及协调

5.6.1 合同正式签定后,营销部应及时将合同信息传达至执行部门。营销助理将评审通过的《生产订单(合同)评审表》复印分发至技术部、生产部、品质部、物控部组织生产。

5.6.2 营销部经理应协调和检查合同的执行情况,并采取有效措施保证合同的执行。

5.7 合同保管

正式签定后的合同,应由营销部核对并做登记,留存一份备案,交一份给财务。

5.8 在合同评审过程中形成的质量记录和文件资料,由营销部负责收集、整理,按《质量记录控制程序》、《文件控制程序》执行。

6 相关文件

6.1 《记录控制程序》

6.2 《文件控制程序》

6.3 《合同管理》

7. 记录

生产订单(合同)评审表;订单/合同更改通知单


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